5.2. Adatok szűrése Excelben

A szűrés azt jelenti, hogy a táblázatban csak az általunk megszabott feltételeknek megfelelő rekordokat (sorokat) jelenítjük meg.

Az automatikus szűrés beállításához a táblázat valamelyik kitöltött cellájában kell állnunk, majd a Kezdőlap > Szerkesztés > Rendezés és szűrés ikon legördülő menüjéből a Szűrő menüpontot kell választanunk. Ezzel aktiváljuk a beépített szolgáltatást, de még nem történt meg a szűrés. A bekapcsolt szűrőszolgáltatás onnan ismerhető fel, hogy a mezőnevek mellett legördíthető nyilak jelennek meg.

Szűrőfeltételeket a mezőnevek melletti legördülő nyilakra kattintva tudunk megadni. A lista tartalmazza az adott mezőben előforduló egyedi mezőértékeket, amelyek közül bármelyikre rákattintva csak azok a rekordok maradnak a képernyőn, amelyek ennek a feltételnek megfelelnek.

Szűrt rekordhalmazra utal, ha a sorazonosítók kék színre változnak, valamint ha az oszlop fejlécében a legördülő nyíl mellett egy tölcsér is megjelenik.

Egyszerre több mezőben is beállíthatunk feltételeket. Ekkor csak azok a sorok jelennek meg, amelyekben a feltételek mindegyike teljesül, azaz a feltételek között logikai ÉS kapcsolat érvényesül.

A szűrés megszüntetéséhez ismét megnyitható a mezőlista a legördülő nyíllal, ahol Az összes kijelölése mellé kell kattintani. Ez mindig csak az adott oszlopnak az érvényesítését szünteti meg.

Ha valamennyi oszlop hatását ki akarjuk iktatni, akkor a szűrőt törölni kell. Erre is a Kezdőlap > Szerkesztés > Rendezés és szűrés ikon legördülő menüje szolgál, ahonnan a Szűrők törlése funkciót kell kiválasztani.

Egyedi szűrőfeltételek is megadhatók. Ezek a szűrőfeltételek attól függenek, hogy az oszlop milyen típusú adatokat tartalmaz: szövegszűrők, számszűrők, dátumszűrők lehetnek. Ezzel további lista nyílik meg, amelyből kiválasztható a számunkra fontos szempont, vagy az Egyéni szűrők opciót választva és azt értelem szerint kitöltve, tudunk egyedi értékeket és feltételeket meghatározni. Az egyéni szűrőknél adattípustól függetlenül mindig ugyanaz a párbeszédablak nyílik meg.