5.1. Adatok rendezése Excelben

Egy táblázat sorait bármelyik oszlopának értékei szerint rendezhetjük. A rendezési sorrend lehet növekvő vagy csökkenő.

Egy már rendezett táblázatot valamelyik másik oszlopának értékei szerint tovább rendezhetjük.

Rendezés egy szempont szerint

Álljunk a táblázatnak abba az oszlopába, amely szerint rendezni szeretnénk, majd válasszuk a Kezdőlap > Szerkesztés > Rendezés és szűrés ikon legördülő menüjét. Itt választhatunk a növekvő vagy a csökkenő rendezés között.
 
Ekkor a teljes táblázat sorait átrendezi a kívánt szempont szerint. Előtte a következőkre kell figyelni:

• A rendezési szempont szerinti oszlopban álljunk, azaz ott legyen az aktív cella.
• Ha kijelöljük az oszlop celláit, és úgy hívjuk be a rendezést, akkor egy párbeszédablak jelenik meg, ahol általában a Bővíti a kijelölést opciót választjuk. A másik lehetőséget csak nagyon megfontoltan, mert ebben az esetben csak a kijelölt cellákat rendezi, a környezetét hagyja az eredeti helyén.
• Ha a táblázat közelében vannak olyan cellák, amelyek nem tartoznak a táblázathoz, előfordulhat, hogy azokat is besorolja a sorrendbe. Ez azzal előzhető meg, ha a rendezés előtt nemcsak beleállunk a táblázatba, hanem kijelöljük a teljes táblázatot akár a fejléccel együtt, és utána hívjuk be a rendezést.

Rendezés több szempont szerint

Végezhetünk több szempontú rendezést is, amikor egy már rendezett táblázat sorait újabb és újabb szempontok szerint tovább rendezzük.

Ehhez a Kezdőlap > Szerkesztés > Rendezés és szűrés ikon legördülő menüjéből az Egyéni sorrend menüpontot kell választani. Egy párbeszédablak nyílik meg, ahol az Újabb szint gombra kattintva rendezési szinteket definiálhatunk. Szintenként megadható, hogy mely oszlop szerint történjen a rendezés, annak tartalma vagy valamiféle színezése szerint, ill. hogy növekvő vagy csökkenő legyen a sorrend.

Egy-egy szint törölhető is, arra rákattintva, majd a Szint törlése gombot használva.

A beállított rendezési szempontok között hierarchikus rend van.

• Minden esetben az első szempont szerint rendeződnek a sorok.
• Azon rekordok, amelyek közt így nem állítható fel sorrend (mivel az adott mezőben ugyanazt az értéket tartalmazzák), a második szempont szerint tovább rendeződnek.
• A harmadik rendezési szempont már csak akkor érvényesül, ha sem az első, sem pedig a második szempont szerint nem volt egyértelmű a sorrend.

Ez a hierarchia módosítható a párbeszédablak megfelelő gombjaira kattintva: a szintre ráállva a felfelé vagy lefelé mutató nyíllal átrendezhető a szempontok sorrendje.

Amennyiben a táblázatnak van fejléce is, akkor fontos, hogy Az adatok fejlécet tartalmaznak opció be legyen jelölve. Ellenkező esetben a fejlécet is besorolja a táblázat többi sora közé.

További beállítási lehetőségek a Beállítások gombra kattintva érhetők el. Itt mód van megkülönböztetni a kis- és nagybetűket is. A rendezés nagy általánosságban a sorok rendezését jelenti valamelyik oszlop értékei alapján. Itt azonban át lehet állítani a rendezést úgy, hogy oszlopokat rendezzen – ez azonban ritka eset.